SAP-Add-on · Empfängerprofil

Empfängerprofil: Der Empfänger bestimmt die Form, nicht der Programmierer

Eine Behörde will eine Leitweg-ID und Peppol, ein Konzern seine Kostenstelle in einem bestimmten Feld, ein Mittelständler die Rechnung per Mail an eine eigene Adresse. Darauf reagieren Sie mit einem Eintrag in SAP und nicht mit einem Programmauftrag, und Sie sehen vor der ersten Rechnung, was danach gilt.

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Pflege ohne Transport
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Bankverbindung aus FI12

Auf einen Blick

Vorgaben gelten je Buchungskreis und Organisation. Nur wer etwas anderes braucht, bekommt einen eigenen Eintrag, und diese Einträge pflegt die Fachabteilung direkt im Produktivsystem.

Drei Ebenen

Vorgabe, Abweichung, eigenes Mapping

Vorgaben

Je Buchungskreis, Verkaufs- oder Einkaufsorganisation und für Debitoren oder Kreditoren: Zielformat, Versandweg, PDF-Beilage und Mailvorlage. Das gilt für alle, die nichts anderes verlangen.

Abweichende Partner

Nur die Debitoren und Kreditoren, die etwas anderes brauchen: Leitweg-ID, Peppol-Kennung, ein abweichender Mailempfänger, feste Referenzen, ein Ansprechpartner, eine bestimmte Hausbank mit Konto. Jeder Eintrag trägt eine Begründung.

Eigenes Mapping

Verlangt ein Empfänger einen anderen Aufbau der Rechnung, bekommt er ein eigenes Mapping, zugeordnet bis hinunter auf seine Partnernummer, ohne dass das Standardmapping einen Sonderfall trägt.

Wer gewinnt

Der genaueste Eintrag gilt

Passen mehrere Einträge, gewinnt der spezifischste. Jedes gefüllte Feld zählt mit einem festen Gewicht. Ein Eintrag für einen einzelnen Partner schlägt damit immer einen für die ganze Verkaufsorganisation, und der wiederum jeden für den Buchungskreis.

Gewichte der Felder
Feld	Gewicht
Partner	64
Verkaufs- oder Einkaufsorganisation	32
Transaktion	16
Belegart	8
Vorsystem bzw. Belegrolle	4
Partnertyp	2
Buchungskreis	1

Die Gewichte sind Zweierpotenzen. Dadurch kann kein Zusammentreffen kleinerer Felder ein größeres überstimmen. Bei Gleichstand entscheidet die Priorität.

Bankverbindung

Der Beleg führt, das Profil ergänzt

1. Was im Beleg steht
Ist im Beleg eine Hausbank mit Konto eingetragen, gilt sie.
2. Der Eintrag für den Partner
Fehlt sie, gilt die Hausbank aus dem Eintrag für diesen Partner.
3. Die Vorgabe
Sonst gilt die Hausbank aus der Vorgabe für Buchungskreis und Organisation.

IBAN, BIC und Bankname kommen immer aus Ihrer Hausbankpflege in FI12; im Profil steht nur, welches Konto gemeint ist. Im Gutschriftsverfahren steht die Bankverbindung des Lieferanten auf dem Beleg. Sie kommt aus der Partnerbankart am Beleg, sonst aus dem Profil des Lieferanten, und hat der Lieferant nur ein Konto, wird dieses genommen.

Was Sie davon haben: Die Bankverbindung pflegen Sie nicht ein zweites Mal. Und ein Kunde, der auf ein bestimmtes Konto zahlen soll, bekommt dieses Konto auf jeder Rechnung, ohne dass jemand im Beleg daran denken muss.

Pflege

Partnereinträge pflegen Sie direkt im Produktivsystem

Ein neuer Kunde mit Leitweg-ID kann nicht auf den nächsten Transporttermin warten. Die Einträge für einzelne Partner sind deshalb Anwendungsdaten: Die Buchhaltung pflegt sie dort, wo die Rechnungen entstehen, so wie sie heute Stammdaten pflegt. Vorgaben und Mappings bleiben Customizing und gehen den gewohnten Weg über Ihre Transportlandschaft.

Was Sie davon haben: Die Abweichung für einen Empfänger ist am selben Tag wirksam, und die Regeln, die für alle gelten, bleiben im geprüften Transportweg.

Ein Beispiel

Ein kommunaler Versorger verlangt Peppol

Ausgangslage
Für die Verkaufsorganisation ist als Vorgabe XRechnung per Mail eingetragen. Der Versorger ist ein öffentlicher Auftraggeber und schreibt Peppol, seine Leitweg-ID und die Bestellnummer in der Rechnung vor.
Ein Eintrag für den Partner
Leitweg-ID, Peppol-Kennung mit Schema, Versandweg Peppol, Kennzeichen „öffentliche Stelle“ und die Begründung. Alles andere übernimmt er aus der Vorgabe.
Nur wenn nötig: ein eigenes Mapping
Steht die Bestellnummer bei Ihnen in einem eigenen Feld, wird das Standardmapping kopiert, ein Zugriffspfad geändert und die Kopie diesem Partner zugeordnet.
Prüfen, bevor die Rechnung geht
Der Simulationsreport zeigt das Ergebnis für diesen Partner: welches Mapping, welcher Versandweg, welche Kennung, und woher jeder Wert stammt.

Vorher sehen

Was gilt, bevor die erste Rechnung geht

Simulationsreport

Eingabe ist ein Beleg oder ein Partner. Ausgabe ist das vollständige Profil mit der Herkunft jedes Feldes und eine Liste von Warnungen: Peppol ohne Peppol-Kennung, öffentliche Stelle ohne Leitweg-ID, Mail ohne Adresse, Mailvorlage in der Sprache des Empfängers nicht vorhanden, Mapping nicht freigegeben.

Reiter „Empfänger“ im Cockpit

Zu jedem Beleg steht dort das Profil, mit dem er tatsächlich versendet wurde. Ein Klick führt in die Pflege, auf den richtigen Partner positioniert. Ohne Eingabe listet der Report alle abweichenden Partner mit Begründung und Gültigkeit.

Die Grenze: Namen, Anschriften und die Umsatzsteuer-ID kommen aus dem Stammsatz, und zwar aus dem, der zum Belegdatum galt. Was den Versandweg, die Kennungen und die Wahl des Bankkontos betrifft, steht im Profil. Was den Inhalt der Rechnung betrifft, steht im Mapping.

Welche Anforderungen stellen Ihre Empfänger?

Bringen Sie die drei schwierigsten mit. In der Regel ist jede davon ein Eintrag und kein Projekt.

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Belegarten und Mappings