Verarbeitungsserver · Kennungsprüfung

Kennungsprüfung in SAP: IBAN, USt-IdNr., GLN und Leitweg-ID prüfen, bevor die Rechnung entsteht

Eine falsche Umsatzsteuer-ID kostet in der Rechnung deutlich mehr als im Kreditorenstamm. Die Kennungsprüfung prüft Kennungen dort, wo sie entstehen: beim Sichern eines Debitors oder Kreditors, im Massenlauf über den Bestand und beim Erzeugen der Rechnung.

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  • Formal ohne Netz

  • Online abschaltbar

  • Nachweis mit Abfragenummer

Auf einen Blick

Sie arbeitet auf zwei Ebenen. Die formale Prüfung läuft im SAP-Add-on, ohne Netz und ohne Abo. Die inhaltliche Prüfung fragt über den Verarbeitungsserver die öffentlichen Register ab, wenn Sie sie einschalten.


Zwei Ebenen

Formal und inhaltlich sind nicht dasselbe

Formal: offline, im SAP-Add-on

Reine Rechenregeln: IBAN nach ISO 7064, Form der BIC, GLN und GTIN nach Mod 10, DUNS, Leitweg-ID, SEPA-Gläubiger-ID, Muster der USt-IdNr. je Land. Kein Netz, kein Datenschutzthema, in Millisekunden, auch wenn der Verarbeitungsserver nicht erreichbar ist. Eine formale Prüfung darf hart fehlschlagen.

Inhaltlich: online, über den Verarbeitungsserver

Existiert die Nummer, und gehört sie zu diesem Unternehmen? USt-IdNr. über VIES, LEI über GLEIF, SIRET über Sirene, Peppol-Teilnehmer über SML und SMP, EORI über den EU-Dienst. Läuft eine Online-Prüfung in eine Zeitüberschreitung, ergibt das nie einen Fehler, sondern nur „nicht prüfbar“, weil einzelne Dienste regelmäßig ausfallen.


Wo geprüft wird

Am wirksamsten dort, wo die Nummer entsteht

  • Stammdatenpflege

    Beim Sichern von Kreditor oder Debitor. Der wirksamste Ort, weil eine falsche USt-IdNr. gar nicht erst ins System kommt. Formal sofort, online auf Knopfdruck.

  • Massenlauf

    Einmalig zur Bereinigung des Bestands, danach regelmäßig. Er liefert die Liste der Partner, deren USt-IdNr. inzwischen ungültig ist.

  • Beim Buchen

    Nur formal, damit die Buchung nicht an einem Onlinedienst hängt.

  • Beim Erzeugen der Rechnung

    Der Befund geht als Hinweis mit und blockiert nicht.


Nachweiswert

Abfragenummer und Zeitstempel gehören archiviert

Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die qualifizierte Bestätigungsabfrage Nachweispflicht. Für Deutschland ist das das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern und nicht VIES allein: VIES bestätigt die Gültigkeit, der qualifizierte Abgleich von Name und Anschrift ist ein eigener Dienst.

Was Sie davon haben: Gespeichert werden nicht nur das Ergebnis, sondern auch Abfragenummer und Zeitpunkt. Die Prüftabelle hat damit steuerliche Bedeutung und wird nicht aufgeräumt.


Wollen Sie mit der formalen Prüfung anfangen?

Sie läuft im SAP-Add-on, ohne Server und ohne Abo, und ist ein sinnvoller erster Schritt.

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