Verarbeitungsserver · Formate und Prüfung

XRechnung, ZUGFeRD und Peppol aus SAP: erzeugt, mit dem KoSIT-Validator geprüft, als PDF sichtbar

Aus denselben SAP-Daten erzeugt der Verarbeitungsserver jedes Zielformat, das Ihre Empfänger verlangen: XRechnung in UBL oder CII, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS. Bevor eine Rechnung Ihr Haus verlässt, prüft er sie mit dem offiziellen KoSIT-Validator, und er erzeugt aus demselben XML das PDF, das der Empfänger sieht.

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Auf einen Blick

Das Besondere: Welches Format ein Empfänger bekommt, steht in seinem Profil in SAP und nicht im Mapping. Eine Rechnung, die die Prüfung nicht besteht, geht nicht hinaus. Und jeder Prüfbericht nennt den Regelstand, gegen den geprüft wurde.


Ein Mapping, fünf Zielformate

Das Mapping beschreibt die Rechnung nach der Norm EN 16931, unabhängig vom Format. Erst der Server macht daraus das Zielformat, das im Profil des Empfängers steht. Dieselbe Rechnung in einem zweiten Format ist deshalb kein zweiter Durchlauf durch SAP, sondern eine zweite Ausgabe.

Zielformate des Verarbeitungsservers
FormatFür wenHinweis
XRechnung in UBLöffentliche Auftraggeber in Deutschland, Peppol-Empfängermit Leitweg-ID aus dem Empfängerprofil
XRechnung in CIIöffentliche Auftraggeber, die CII bevorzugengleicher Inhalt, andere XML-Form
ZUGFeRDUnternehmen in Deutschland, die ein PDF mit eingebetteter Rechnung erwartenPDF/A-3 mit eingebettetem XML
Factur-XUnternehmen in Frankreichtechnisch gleich mit ZUGFeRD
Peppol BIS BillingEmpfänger im Peppol-Netz, auch im AuslandZustellung über Ihren Peppol-Anbieter

Geprüft wird, bevor etwas hinausgeht

  • Aufbau

    Das XML wird gegen das Schema des Zielformats geprüft.

  • Geschäftsregeln

    Der KoSIT-Validator prüft die Regeln der Norm und des Formats, etwa ob die Summen aufgehen oder Pflichtangaben wie die Leitweg-ID vorhanden sind.

  • Rechenregeln vorab

    Schon vorher bildet der Server die Summen selbst und prüft die Rechenprobe je Position. Eine Abweichung ist ein Befund mit dem betroffenen Feld.

  • Ergebnis

    Angenommen: Die Rechnung geht zum Empfänger. Abgelehnt: Sie bleibt im Haus, und der Befund steht in Klartext im Cockpit in SAP.

Was Sie davon haben: Ihr Empfänger bekommt keine Rechnung, die gegen den geltenden Regelstand verstößt, und Ihre Buchhaltung erfährt den Grund, bevor der Kunde anruft.


Regelstände: welche Fassung gilt, und wogegen geprüft wird

Bei XRechnung trägt die Rechnung nur die Hauptversion, etwa 3.0. Die Prüfregeln dazu erscheinen aber in eigenen Releases, und von einem Release zum nächsten kommen Regeln hinzu. Bei ZUGFeRD waren es von 2.5 auf 2.5.2 allein 50 neue Regeln. Dieselbe Rechnung kann deshalb gegen einen neueren Stand anders ausfallen.

Der Server hält mehrere Regelstände vor. Jeder Prüfbericht nennt den Stand, gegen den geprüft wurde, und SAP schreibt ihn an den Beleg. Neue Stände kommen als signiertes Paket und gelten ab einem Stichtag, den Sie festlegen.

Was Sie davon haben: Lehnt ein Empfänger eine Rechnung ab, sehen Sie, ob die Rechnung falsch ist oder ob der Empfänger einen anderen Regelstand fährt.


Das XML ist der Beleg. Gesehen wird das PDF.

Das Sichtbild entsteht aus genau dem XML, das versendet wird. Deshalb können PDF und Rechnung nicht auseinanderlaufen. Für jeden Buchungskreis tragen Sie Logo, Absenderzeile und Fußtext ein; ein eigenes Formular in SAPscript oder Smartforms brauchen Sie für die E-Rechnung nicht mehr.

Beilagen aus dem Archiv, etwa ein Lieferschein oder ein Zeitnachweis, hängt der Server an das PDF an. Bei ZUGFeRD und Factur-X entsteht daraus ein PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnung.


Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Das Profil in SAP: eine Vorgabe je Buchungskreis und Organisation, und bei einzelnen Empfängern eine Abweichung. Das Mapping bleibt dasselbe.

Die Fassung, die der installierte Regelstand vorsieht, derzeit XRechnung 3.0. Sobald XRechnung 4.0 mit Prüfregeln erscheint, kommt sie als neuer Regelstand.

Sie wird nicht versendet. Der Befund steht im Cockpit mit dem betroffenen Feld und dem Regelstand. Nach der Korrektur senden Sie den Beleg erneut.

Für die E-Rechnung nicht. Das Sichtbild entsteht auf dem Server aus dem XML.


Welche Formate verlangen Ihre Empfänger?

Nennen Sie mir Ihre Empfängerkreise, und ich sage Ihnen, was davon Peppol ist, was Mail und was XRechnung an Behörden.

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